Hintergrund
Special Occasions Parties & Events ist ein in Oregon,USA, ansässiges Familienunternehmen der zweiten Generation, das Eventzubehör vermietet. Der Kundenkreis erstreckt sich über einen Großteil der Bundesstaaten Oregon und Washington im Nordwesten der USA. Mit 1858 Quadratmetern Ausstellungs- und Lagerfläche, hat sich Special Occasion seit seiner Gründung im Jahr 1986 um das fast 10-fache vergrößert.
Problem
Der damalige Geschäftsführer (und derzeitige Präsident und CEO) Kyle Tegner hatte erkannt, dass die komplett auf Papier basierende Dokumentation nicht mit den Wachstumszielen von Special Occasions zu vereinen war, und hat sich auf die Suche nach einer effizienten und einfach zu handhabenden Vermietungssoftware gemacht.
Lösung
Im Jahr 2008 ist Tegner mit Special Occasion zu Point of Rental gewechselt. Während das Unternehmen gewachsen ist, haben sie Funktionen hinzugefügt, um ihre Arbeitsweise zu verbessern und ihre Prozesse zu optimieren. Sie haben die Dispo-Zentrale und Mobile Workforce hinzugefügt, und die Vertragserfüllung, sowie elektronische Unterschriften und eine Website-Integration. Mit jeder Ergänzung haben sie ihre Fähigkeiten und Handlungsspielraum als Unternehmen erweitert.
Ergebnis
Einer der größten Vorteile, die der Wechsel zu Point of Rental mitgebracht hat, ist die Umstellung auf fast komplett papierlose Prozesse. Es erleichtert die Dokumentation und das Abheften enorm und hat dem Team so Zeit und Geld gespart.
Die Software findet Anwendung in jedem Tätigkeitsbereich von Special Occasions – das Hauptsystem wird für die Bestandsverwaltung genutzt und ist mit der Webseite integriert, um Online-Angebote zu erstellen. Lieferungen und Abholungen werden in der Dispo-Zentrale gemanaged und mittels Mobile Workforce and die Fahrer und Außendienstmitarbeiter weitergeleitet. So können Updates bis zu einmal pro Minute von unterwegs an die Hauptgeschäftsstelle geschickt werden.
Das Erfüllungsmodul stellt sicher, dass keine “Zweitfahrten” notwendig sind, da alles was zu einem Mietauftrag, mit auf den Lieferwagen kommt, und das ohne, dass neue Mitarbeiter erinnert werden müssen, bestimmte, nicht auf dem Vertrag gelistete Artikel mitzugeben.
„Point of Rental ist für uns von unbezahlbaren Wert”, so Tegner. „Wachstum in dem Ausmaß, das unser Unternehmen hingelegt hat, wäre ohne Point of Rental nicht möglich gewesen.”